Perjanjian dan transfer
Perjanjian tertulis – kewajiban kontraktual bagi siswa dan lembaga
pendidikan
Bagian dari proses penerimaan Anda mencakup perjanjian tertulis antara Anda
dan lembaga pendidikan Anda. Perjanjian ini harus mencakup rincian tentang:
- mata kuliah atau mata pelajaran yang akan Anda masuki;
- ketentuan penerimaan (termasuk batasan perpindahan antar lembaga pendidikan
sebelum Anda menyelesaikan enam bulan mata kuliah pokok Anda);
- kebijakan menyangkut biaya dan pengembalian dana; dan
- berbagai keadaan saat lembaga pendidikan Anda dapat mengungkapkan informasi
pribadi Anda.
Bacalah lebih lanjut mengenai perjanjian tertulis di situs web ESOS di http://aei.gov.au/AEI/ESOS
Perpindahan antar lembaga pendidikan
Australia mengakui siswa internasional sebagai konsumen, dan mendukung hak
mereka untuk menerapkan pilihan. Mahasiswa yang mendaftar dalam suatu paket
pendidikan harus cermat saat mengganti mata kuliah pokok, karena mata kuliah
pendahuluan dapat menjadi prasyarat bagi mata kuliah pokok. Mata kuliah pokok
adalah kualifikasi tertinggi dalam paket mata kuliah yang tertera pada visa
pelajar Anda.
Lembaga pendidikan tidak dapat mendaftarkan siswa yang ingin pindah dari
lembaga pendidikan lain sebelum siswa tersebut telah menyelesaikan enam bulan
mata kuliah pokoknya kecuali jika:
- pendaftaran lembaga pendidikan atau mata kuliah yang diikuti siswa tersebut
dibatalkan;
- lembaga pendidikan telah memberikan surat pengeluaran (letter of
release) kepada siswa tersebut;
- sanksi pemerintah terhadap pendaftaran lembaga pendidikan tersebut
menjadikan siswa tidak dapat melanjutkan mata kuliah pokoknya; dan
- sponsor pemerintah dari siswa yang bersangkutan memberi surat dukungan
terhadap perubahan tersebut.
Dalam keadaan normal (yaitu saat ketentuan 1,3, dan 4 di atas tidak berlaku),
lembaga pendidikan alternatif tidak dapat mengeluarkan Konfirmasi Penerimaan
(Confirmation of Enrolment, CoE) resmi, tanpa adanya surat pengeluaran dari
lembaga pendidikan yang lama. Informasi dari CoE merupakan dasar bagi visa
pelajar yang dikeluarkan oleh Departemen Imigrasi dan Kewarganegaraan
(DIAC/Department of Immigration and Citizenship).
Siswa yang meminta perpindahan harus memiliki surat penawaran masuk (offer
of enrolment) yang sah dari lembaga pendidikan yang lain. Siswa di bawah 18
tahun juga harus memperlihatkan bukti dukungan terhadap transfer tersebut dari
orang tua atau wali yang sah.
Untuk meminta surat pengeluaran, terlebih dulu siswa harus memeriksa dokumen
kebijakan dan prosedur penilaian permohonan perpindahan siswa di lembaga
pendidikannya (lihat di bawah). Siswa harus mengambil surat penawaran dari
lembaga pendidikan alternatif ke lembaga pendidikan yang sekarang dan dari
lembaga pendidikan yang lain dalam paket mata kuliah yang mungkin akan
terpengaruh oleh perpindahan tersebut.
Siswa harus memperhatikan bahwa kepindahan dari lembaga pendidikan dapat
berdampak pada pengaturan pengembalian dana seperti yang tertera dalam
perjanjian tertulis dengan masing-masing lembaga pendidikan dalam paket mata
kuliah. Jika perpindahan siswa dari mata kuliah pendahuluan akan memengaruhi
tanggal awal mata kuliah berikutnya, siswa harus mendapatkan surat pengeluaran
dari semua lembaga pendidikan yang mata kuliahnya ikut terpengaruh. Mengubah
mata kuliah pendahuluan dalam paket mata kuliah dapat menyebabkan siswa tidak
dapat mengikuti mata kuliah pokok, karena mata kuliah pendahuluan dapat
merupakan prasyarat bagi mata kuliah pokok. Hal ini pada gilirannya dapat
berdampak pada visa pelajar.
Siswa yang ingin mengubah pendaftarannya harus menghubungi DIAC di www.immi.gov.au untuk
mengetahui bagaimana perubahan tersebut berdampak pada visa mereka.
Bacalah lebih lanjut mengenai perpindahan antar lembaga pendidikan di Pedoman
Penjelasan Kode Nasional (National Code Explanatory Guide) ESOS di http://aei.gov.au/AEI/ESOS
Kewajiban lembaga pendidikan
Lembaga pendidikan harus memiliki dan menerapkan dokumen kebijakan dan
prosedur penilaian permintaan perpindahan siswa yang disediakan untuk siswa.
Kebijakan dan prosedur tersebut harus menjelaskan:
- keadaan bagaimana yang mengijinkan perpindahan lembaga pendidikan;
- keadaan bagaimana yang dianggap lembaga pendidikan terdaftar memiliki dasar
yang logis untuk menolak perpindahan tersebut; dan
- kerangka waktu untuk memberikan surat pengeluaran.
Lembaga pendidikan harus mempertimbangkan permintaan perpindahan tersebut
sesuai batas waktunya dan memberikan surat pengeluaran jika perpindahan tersebut
disetujui, atau menulis alasan penolakan.
Surat pengeluaran versus membatalkan pendaftaran
Anda sendiri, atau lembaga pendidikan berdasarkan permintaan Anda, tidak
dapat langsung membatalkan Konfirmasi Penerimaan (Confirmation of Enrollment,
CoE). Lembaga pendidikan Anda harus memberikan Anda surat pengeluaran agar
lembaga pendidikan yang baru dapat membuat Konfirmasi Penerimaan (CoE) yang
baru. Tanpa surat ini, Anda tidak memiliki Konfirmasi Penerimaan dengan lembaga
pendidikan manapun, sehingga melanggar ketentuan dalam visa pelajar Anda.
Lembaga pendidikan wajib menilai permintaan surat pengeluaran berdasarkan
manfaat pendidikan dari perpindahan lembaga pendidikan itu, kepentingan terbaik
siswa, serta kebijakan dan prosedur perpindahan di lembaga pendidikan itu
sendiri.
Mengajukan keluhan
Jika Anda tidak senang dengan hasil permintaan yang Anda ajukan kepada
lembaga pendidikan Anda, Anda berhak mengajukan banding atas keputusan itu.
Lembaga pendidikan wajib memiliki proses pengajuan keluhan/banding internal yang
tidak mahal dan dapat Anda gunakan dengan segera. Tersedia proses banding
eksternal setelah proses banding internal tidak berhasil. Lembaga pendidikan
wajib menginformasikan pada siswa cara mengakses proses banding internal maupun
eksternal.
Lembaga pendidikan Anda harus tetap mempertahankan Anda sebagai siswa selama
proses banding. Anda akan segera diberitahu jika Anda memenangkan banding dan
keputusan tersebut akan dilaksanakan. Waktu proses ini akan dilakukan secepat
mungkin, dengan mempertimbangkan panjang visa Anda.
Jika masalah ini tidak dapat diatasi Anda dapat menghubungi nomor bantuan
ESOS Departemen Pendidikan, Ketenagakerjaan, dan Hubungan Tempat Kerja
(DEEWR/Department of Education, Employment and Workplace Relations) di (02) 6240
5069 untuk mendapatkan informasi dan saran untuk membantu Anda memahami hak dan
kewajiban Anda.
Bacalah lebih lanjut tentang keluhan dan banding, termasuk berbagai
pertanyaan yang sering diajukan tentang lembaga pendidikan dan mata kuliah di
National Code Explanatory Guide/Panduan Penjelasan Kode Nasional (Bagian D,
Standar 7) di http://aei.gov.au/AEI/ESOS